残業ゼロ、定時に帰って家族との時間を大切にする仕事の時短術

残業ゼロ、定時に帰って家族との時間を大切にする仕事の時短術 働き方・生き方について

こんにちは、あっくんです。

家族との時間、子供との時間はたくさんあるようで意外と少ないものです。

人間いつどうなるかもわからないので、大事な時間は確保したいところ。

まずは残業ゼロ。会社自体の風習や職種によって難しいこともありますが、時短で使えそうなものを並べました。

事務職なのでかなり偏っていますが参考になればいいです。

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パソコン作業があるならショートカット

例えばWindowsのパソコンを使っているなら、『Ctrl+c』がコピーというのはわかると思います。

貼り付けや戻るなど、使用するアプリケーション・ソフトに備わっている機能を改めて見てみましょう。

頻繁に使う内容のショートカットが見つかるかもしれません。

よく使うものは覚えて慣れておきましょう。

覚えているだけではまだちょっと遅いです。無意識に使えるようになると早く作業が進みます。

いつも通りや慣れた作業の中に隠れているかもしれません。再確認でショートカットできる機能を探す。

単語登録・ユーザー辞書登録

仕事で文字を打つ人、メールを打つ人は単語登録が必須です。

『あ』と打って変換すれば『ありがとうござます。』とかです。

「同じ言葉だな」、「よく使うな」と思ったらすぐに単語登録してしまいましょう。

「登録してたっけ?」と確認すると時間がかかるので、今打ちたい単語と内容で追加していきましょう。

以前登録していても忘れているなら変換する文字が自分には合わなかったのだと思います。気にせずどんどん登録して作業効率を上げます。

良く使う単語は登録、迷っても登録、登録が重複しても気にしない。

ブラウザは軽いものを使う

ネット業務だと昔でいうインターネットエクスプローラー(IE)みたいに重たいブラウザはNGです。

さらに自宅のパソコンと同じブラウザで使いやすいのを選ぶと困ることが減ります。

仕事で使うお気に入り・ブックマークも活用しましょう。

テンプレートを作っておく

メールや企画書などの書類の形は毎回決まっているので、毎回変わる部分だけ残して元データを作っておきましょう。

メールも始まりと終わりが同じならメモ帳にでも基本形を作っておけば毎回打たなくて済みます。

テンプレート化は必須、他の人と共有しているものが使いにくいならカスタマイズして自分用を作る。

エクセルでよく使う数式だけ覚えておく

事務職ならエクセルを使う機会が多いので、よく使う数式は覚えておく。

僕の場合、数式も単語登録しています。

たまに使う計算はテンプレートとして保存しています。

細かいことはまとめてする

1日の仕事で微妙な作業、やらないといけないがすぐ終わるもの、雑務に入れてしまうものがいくつもあります。

すぐ終わるし、簡単だしと思って都度手を出してもいいのですが、重要な作業の中断になりかねないので後でまとめてやります。

忘れないように、

  • 細かい処理リストに入れる
  • 付箋貼って放置
  • メモ書きを残す
  • 書類なら未処理BOXに入れておく

上の合った方法をひとつ選んでまとめて片付けてしまいましょう。

大切なのは重要な作業を中断し、細かい作業を間に入れないことです。最後にまとめてやるか、集中力が切れた時に気分転換で片付けるようにします。

メールチェックも同様で見る時間を決めてまとめてやることが効率につながります。

ただしメールチェックはお客様対応系の仕事の場合は頻繁にチェックする必要があります。

やらないことを決める・優先順位

8時間しか働かないので、全部はやらない。

今日絶対にするものだけを絞ってやる。

あれもこれもと手を出すと8時間では終わらないです。

売り上げ、生産性に繋がるものは限らてくるので、そこに集中し、『しなければならない』を捨ててしまいます。

始まりと終わりの日時を決める

いくらでも時間があると、あるだけ使ってしまいます。

時間の限り作業をすると終わるものも終わらなくなるので、何があっても決まった時間には一旦終わらせる。

今やらない仕事は、『いつやる』のかを決めておく、『いつまでに』終わらせるのも決めておく。

クオリティを上げる自信がある以外は、決めた時間に終わらせることが重量です。

整理整頓は大事

パソコン周り、机周り、デスクトップ内のアイコンなど探さないように整理すること。

探す時間は何より無駄な時間になるので、整理整頓は大事です。

フォルダ名・ファイル名はわかりやすく

整理整頓と同じで、探さなくていいような名前にする。

開けないと中身がわからないファイルにならないようにしましょう。

できない仕事は「できない」と言う

全部引き受けてしまうと、当然時間内に終わりません。

出来ない、向いていない仕事は断る勇気も必要です。

断らないからできると思われたりします。

『ノー』はやる気がないとは違います。仕事なので出来ない、向いていない人がやるより得意な人にやってもらう方が生産性が高くなり会社としてもプラスになります。

苦手は他の人に振る

自分が苦手な作業が得意な人はいます。もちろん逆もあります。

大切なのは、より成果が上がる人がやった方いいということ、苦手は振って、逆に他の人の苦手が自分では得意なら助けましょう。

時間を残す

最後の1時間は残せるようにする。

仕事なのでイレギュラーがあって当たり前です。時間ギリギリまで作業を入れると、急に来た仕事=残業になってしまいます。

1日に余裕も持たせ、イレギュラーがなかった日は明日の準備や先の作業の準備に使います。

まとめ、定時帰宅で家族との時間を大切に

作業は少しでも効率のいい方法を使うことと整理整頓。

  • 集中する時間、終わらせる時間に意識すること。
  • 苦手なものはやらないこと、誰かに振ることも仕事と思う。
  • 1日に余裕を持たせ、準備の時間を持つ。

仕事、寝る、仕事、寝る。そんな毎日より、大切な人との時間を作りましょう。

たった一つの自分の家庭なので、その時間より大切なことなんてないと僕は思います。

それでは、少しでも明日につながる一歩になりますように。

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